Flowchart atau diagram alir adalah representasi visual dari suatu proses atau alur kerja. Guys, flowchart ini sangat berguna untuk mempermudah pemahaman, analisis, dan komunikasi suatu sistem atau program. Dengan flowchart, kita bisa melihat gambaran besar dari langkah-langkah yang terlibat, mulai dari awal hingga akhir. Nah, kali ini kita akan membahas urutan langkah-langkah membuat flowchart yang mudah dipahami. Dijamin setelah membaca artikel ini, kamu bakal jago bikin flowchart!

1. Pahami Proses yang Akan Digambarkan

Sebelum mulai menggambar simbol-simbol flowchart, langkah pertama dan yang paling penting adalah memahami betul proses yang akan kamu visualisasikan. Memahami proses adalah fondasi dari flowchart yang efektif. Bayangkan kamu mencoba membuat peta tanpa tahu tujuan atau jalan yang akan dilalui. Pasti hasilnya akan berantakan, kan? Nah, begitu juga dengan flowchart. Tanpa pemahaman yang jelas, flowchart kamu akan membingungkan dan tidak berguna.

Untuk memahami proses, coba lakukan beberapa hal berikut:

• Identifikasi Tujuan Proses: Apa yang ingin dicapai dari proses ini? Misalnya, jika kamu membuat flowchart untuk proses pemesanan makanan online, tujuannya adalah agar pelanggan berhasil memesan makanan dan restoran berhasil menerima pesanan tersebut.
• Tentukan Input dan Output: Apa saja yang masuk ke dalam proses (input) dan apa saja hasil dari proses tersebut (output)? Dalam contoh pemesanan makanan online, inputnya bisa berupa data pelanggan, menu yang dipilih, dan metode pembayaran. Outputnya adalah pesanan yang terkonfirmasi dan informasi pesanan yang diteruskan ke restoran.
• Rinci Langkah-Langkah: Buat daftar semua langkah yang terlibat dalam proses. Jangan lewatkan detail-detail kecil, karena detail ini bisa jadi penting untuk pemahaman yang komprehensif. Misalnya, dalam proses pemesanan makanan online, langkah-langkahnya bisa meliputi: pelanggan membuka aplikasi, memilih restoran, memilih menu, memasukkan alamat pengiriman, memilih metode pembayaran, melakukan pembayaran, menunggu konfirmasi, dan menerima makanan.
• Identifikasi Pihak yang Terlibat: Siapa saja yang terlibat dalam proses ini? Pelanggan, restoran, sistem pembayaran, dan kurir adalah beberapa pihak yang mungkin terlibat dalam proses pemesanan makanan online. Memahami peran masing-masing pihak akan membantu kamu menggambarkan alur kerja dengan lebih akurat.
• Pertimbangkan Kondisi dan Pengecualian: Apa saja kondisi atau situasi khusus yang mungkin terjadi dalam proses? Misalnya, bagaimana jika menu yang dipilih tidak tersedia? Bagaimana jika pembayaran gagal? Bagaimana jika alamat pengiriman tidak valid? Mengidentifikasi kondisi dan pengecualian ini akan membantu kamu membuat flowchart yang lebih lengkap dan realistis.

Dengan memahami proses secara mendalam, kamu akan lebih mudah menentukan simbol-simbol flowchart yang tepat, menghubungkannya dengan benar, dan memastikan bahwa flowchart kamu akurat dan mudah dimengerti. Jadi, jangan terburu-buru untuk menggambar flowchart sebelum kamu benar-benar memahami prosesnya, ya!

2. Tentukan Level Detail yang Dibutuhkan

Setelah memahami prosesnya, langkah selanjutnya adalah menentukan level detail yang dibutuhkan dalam flowchart kamu. Kenapa ini penting? Karena level detail akan mempengaruhi seberapa kompleks flowchart kamu dan seberapa mudah flowchart tersebut dipahami. Terlalu banyak detail bisa membuat flowchart terlihat rumit dan membingungkan, sementara terlalu sedikit detail bisa membuat flowchart kurang informatif dan tidak berguna.

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan level detail:

• Tujuan Flowchart: Untuk apa flowchart ini dibuat? Apakah untuk dokumentasi, analisis, komunikasi, atau pelatihan? Jika flowchart ditujukan untuk orang yang sudah familiar dengan prosesnya, kamu mungkin tidak perlu terlalu detail. Namun, jika flowchart ditujukan untuk orang yang baru mempelajari proses tersebut, kamu perlu memberikan lebih banyak detail.
• Audiens: Siapa yang akan menggunakan flowchart ini? Apakah manajer, staf operasional, atau pelanggan? Level detail yang dibutuhkan akan berbeda tergantung pada latar belakang dan pengetahuan audiens.
• Kompleksitas Proses: Seberapa kompleks proses yang kamu gambarkan? Jika prosesnya sederhana, kamu mungkin tidak perlu terlalu banyak detail. Namun, jika prosesnya kompleks dan melibatkan banyak langkah dan kondisi, kamu perlu memberikan detail yang cukup agar proses tersebut dapat dipahami dengan baik.

Sebagai panduan umum, kamu bisa menggunakan prinsip "80/20". Fokus pada 20% langkah yang paling penting dan berdampak besar pada proses. Sisanya, kamu bisa menyederhanakan atau menggabungkan langkah-langkah yang kurang signifikan.

Misalnya, dalam flowchart proses pemesanan makanan online, kamu bisa fokus pada langkah-langkah utama seperti memilih menu, memasukkan alamat, melakukan pembayaran, dan menerima makanan. Detail-detail seperti validasi alamat atau verifikasi pembayaran bisa disederhanakan atau dihilangkan jika tidak terlalu penting untuk tujuan flowchart kamu.

Ingat, tujuan utama flowchart adalah untuk mempermudah pemahaman. Jadi, pilihlah level detail yang tepat agar flowchart kamu mudah dibaca, dimengerti, dan digunakan oleh audiens yang dituju.

3. Buat Draft Kasar

Oke, guys, setelah kita memahami proses dan menentukan level detail yang dibutuhkan, sekarang saatnya untuk mulai membuat draft kasar flowchart. Draft kasar ini adalah semacam sketsa awal yang berisi langkah-langkah utama dalam proses, tanpa terlalu memikirkan detail-detail kecil atau simbol-simbol flowchart yang tepat.

Kenapa kita perlu membuat draft kasar terlebih dahulu? Ada beberapa alasan penting:

• Memudahkan Visualisasi: Dengan membuat draft kasar, kita bisa mendapatkan gambaran visual yang lebih jelas tentang alur proses. Ini akan membantu kita mengidentifikasi potensi masalah atau area yang perlu diperbaiki.
• Memastikan Kelengkapan: Draft kasar membantu kita memastikan bahwa semua langkah penting telah tercakup dalam flowchart. Kita bisa lebih mudah melihat apakah ada langkah yang terlewat atau tidak logis.
• Mempercepat Proses Pembuatan: Dengan draft kasar, kita tidak perlu terlalu lama berpikir tentang detail-detail kecil di awal. Kita bisa fokus pada alur utama proses terlebih dahulu, baru kemudian menambahkan detail-detailnya nanti.

Cara membuat draft kasar cukup sederhana. Kamu bisa menggunakan kertas dan pensil, whiteboard, atau aplikasi flowchart sederhana. Tuliskan setiap langkah dalam proses secara berurutan, lalu hubungkan dengan panah untuk menunjukkan arah alur. Jangan terlalu peduli dengan simbol-simbol flowchart yang tepat pada tahap ini. Yang penting adalah kamu bisa melihat alur proses secara keseluruhan.

Misalnya, untuk proses pemesanan makanan online, draft kasar kamu bisa terlihat seperti ini:

1. Pelanggan membuka aplikasi
2. Pelanggan memilih restoran
3. Pelanggan memilih menu
4. Pelanggan memasukkan alamat pengiriman
5. Pelanggan memilih metode pembayaran
6. Pelanggan melakukan pembayaran
7. Restoran menerima pesanan
8. Restoran menyiapkan makanan
9. Kurir mengambil makanan
10. Kurir mengantarkan makanan
11. Pelanggan menerima makanan

Setelah kamu membuat draft kasar, coba tinjau kembali dan pastikan bahwa alur prosesnya logis dan lengkap. Jika ada langkah yang perlu ditambahkan, diubah, atau dihapus, lakukan sekarang. Draft kasar ini adalah fondasi dari flowchart kamu, jadi pastikan fondasinya kuat!

4. Gunakan Simbol Flowchart yang Tepat

Setelah draft kasar selesai, langkah berikutnya adalah menggunakan simbol flowchart yang tepat untuk setiap langkah dalam proses. Simbol-simbol flowchart ini memiliki makna yang standar dan digunakan untuk merepresentasikan jenis-jenis aktivitas yang berbeda dalam proses.

Berikut adalah beberapa simbol flowchart yang paling umum digunakan:

• Oval (Terminator): Menunjukkan awal atau akhir dari proses.
• Persegi Panjang (Process): Menunjukkan suatu aktivitas atau tindakan yang dilakukan dalam proses.
• Diamond (Decision): Menunjukkan suatu titik keputusan atau percabangan dalam proses. Biasanya, ada dua atau lebih jalur yang keluar dari simbol ini, tergantung pada kondisi yang terpenuhi.
• Jajaran Genjang (Input/Output): Menunjukkan input atau output dari proses, seperti data yang dimasukkan oleh pengguna atau informasi yang ditampilkan kepada pengguna.
• Lingkaran (Connector): Menunjukkan penghubung antara dua bagian flowchart yang berada di halaman yang berbeda atau di tempat yang berjauhan.
• Panah (Arrow): Menunjukkan arah alur proses.

Pastikan kamu menggunakan simbol yang tepat untuk setiap langkah dalam proses. Misalnya, jika suatu langkah melibatkan pengambilan keputusan, gunakan simbol diamond. Jika suatu langkah melibatkan input atau output data, gunakan simbol jajaran genjang. Jika suatu langkah hanya merupakan aktivitas biasa, gunakan simbol persegi panjang.

Selain simbol-simbol dasar ini, ada juga simbol-simbol lain yang lebih spesifik untuk jenis-jenis proses tertentu. Misalnya, ada simbol untuk database, dokumen, atau loop. Kamu bisa mencari referensi tentang simbol-simbol flowchart yang lebih lengkap di internet atau di buku-buku tentang flowchart.

Ingat, penggunaan simbol yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa flowchart kamu mudah dimengerti oleh orang lain. Jika kamu menggunakan simbol yang salah, flowchart kamu bisa menjadi membingungkan dan tidak efektif.

5. Susun Simbol Secara Logis dan Terstruktur

Setelah kamu memilih simbol-simbol yang tepat, langkah selanjutnya adalah menyusun simbol-simbol tersebut secara logis dan terstruktur. Penyusunan yang baik akan membuat flowchart kamu mudah dibaca dan diikuti oleh orang lain. Sebaliknya, penyusunan yang buruk akan membuat flowchart kamu terlihat berantakan dan membingungkan.

Berikut adalah beberapa tips untuk menyusun simbol flowchart secara logis dan terstruktur:

• Mulai dari Atas ke Bawah atau dari Kiri ke Kanan: Alur flowchart sebaiknya mengikuti arah baca yang umum, yaitu dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan. Ini akan memudahkan orang lain untuk mengikuti alur proses dengan mudah.
• Gunakan Panah untuk Menghubungkan Simbol: Pastikan setiap simbol terhubung dengan simbol lain menggunakan panah. Panah menunjukkan arah alur proses dan membantu orang lain memahami urutan langkah-langkah dalam proses.
• Hindari Panah yang Berpotongan: Jika memungkinkan, hindari panah yang berpotongan satu sama lain. Panah yang berpotongan bisa membuat flowchart terlihat rumit dan membingungkan. Jika kamu tidak bisa menghindari panah yang berpotongan, pastikan kamu menggambarnya dengan jelas dan memberikan jarak yang cukup agar mudah dibedakan.
• Gunakan Connector untuk Menghubungkan Bagian Flowchart yang Berjauhan: Jika flowchart kamu terlalu panjang atau lebar dan tidak muat dalam satu halaman, gunakan simbol connector untuk menghubungkan bagian-bagian flowchart yang terpisah. Pastikan kamu memberikan label yang jelas pada setiap connector agar orang lain tahu ke mana mereka harus melanjutkan alur proses.
• Berikan Jarak yang Cukup Antara Simbol: Jangan terlalu rapat dalam menyusun simbol-simbol flowchart. Berikan jarak yang cukup antara setiap simbol agar flowchart kamu terlihat rapi dan mudah dibaca.

Selain tips-tips di atas, kamu juga bisa menggunakan grid atau garis bantu untuk membantu kamu menyusun simbol-simbol flowchart secara lurus dan sejajar. Ini akan membuat flowchart kamu terlihat lebih profesional dan terstruktur.

6. Tinjau dan Uji Flowchart

Setelah flowchart selesai dibuat, langkah terakhir adalah meninjau dan menguji flowchart tersebut. Kenapa ini penting? Karena tidak ada jaminan bahwa flowchart yang kamu buat sudah sempurna. Mungkin ada kesalahan, kekurangan, atau area yang perlu diperbaiki. Dengan meninjau dan menguji flowchart, kamu bisa memastikan bahwa flowchart kamu akurat, lengkap, dan mudah dimengerti.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu kamu lakukan saat meninjau dan menguji flowchart:

• Periksa Akurasi: Pastikan bahwa semua langkah dalam flowchart sesuai dengan proses yang sebenarnya. Apakah ada langkah yang terlewat atau tidak akurat? Apakah simbol-simbol yang kamu gunakan sudah tepat?
• Periksa Kelengkapan: Pastikan bahwa flowchart kamu mencakup semua kemungkinan skenario dan kondisi yang mungkin terjadi dalam proses. Apakah ada kondisi yang belum kamu pertimbangkan? Apakah ada jalur alternatif yang perlu ditambahkan?
• Uji dengan Skenario yang Berbeda: Coba ikuti alur flowchart dengan menggunakan skenario yang berbeda. Apakah flowchart kamu menghasilkan hasil yang benar untuk setiap skenario? Apakah ada masalah atau hambatan yang muncul?
• Minta Orang Lain untuk Meninjau: Minta teman, kolega, atau orang lain yang familiar dengan proses tersebut untuk meninjau flowchart kamu. Apakah mereka bisa memahami flowchart kamu dengan mudah? Apakah ada saran atau masukan yang bisa mereka berikan?

Berdasarkan hasil tinjauan dan pengujian, lakukan perbaikan atau penyesuaian yang diperlukan pada flowchart kamu. Mungkin kamu perlu menambahkan langkah baru, mengubah simbol, atau memperbaiki alur proses. Ulangi proses tinjauan dan pengujian sampai kamu yakin bahwa flowchart kamu sudah benar-benar akurat, lengkap, dan mudah dimengerti.

Guys, membuat flowchart memang membutuhkan ketelitian dan kesabaran. Namun, dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu bisa membuat flowchart yang efektif dan bermanfaat untuk mempermudah pemahaman, analisis, dan komunikasi suatu proses atau program. Selamat mencoba dan semoga berhasil! Good luck!