Hey guys! Pernah denger tentang COBIT 2019? Atau mungkin udah familiar banget? Nah, kali ini kita bakal ngobrolin salah satu aspek penting dalam COBIT 2019, yaitu capability level. Apa sih sebenarnya capability level itu? Kenapa penting banget dalam tata kelola TI? Yuk, kita bahas tuntas!

Apa Itu Capability Level di COBIT 2019?

Dalam COBIT 2019, capability level atau tingkat kemampuan itu kayak tangga yang nunjukkin seberapa matang dan terorganisirnya suatu proses atau praktik dalam organisasi. Anggap aja, ini tuh kayak level di game. Semakin tinggi levelnya, semakin jago dan efektif proses tersebut. Jadi, capability level ini bukan cuma sekadar angka, tapi juga cerminan dari seberapa baik organisasi menjalankan tata kelola TI-nya.

COBIT 2019 menggunakan skala 0 hingga 5 untuk mengukur capability level. Setiap level punya karakteristik dan indikator yang jelas, sehingga organisasi bisa tahu posisinya saat ini dan apa yang perlu ditingkatkan. Berikut adalah penjelasan singkat tentang setiap level:

• Level 0: Incomplete (Tidak Lengkap)
  • Di level ini, proses belum diimplementasikan atau gagal mencapai tujuannya. Bisa dibilang, prosesnya masih amburadul dan belum memberikan hasil yang diharapkan. Misalnya, proses manajemen insiden yang seringkali kewalahan dalam mengatasi masalah dan dampaknya tidak terprediksi.
• Level 1: Performed (Dilaksanakan)
  • Proses sudah diimplementasikan dan mencapai tujuannya. Tapi, masih bersifat ad hoc dan belum terstruktur dengan baik. Ibaratnya, udah bisa masak nasi, tapi masih pakai cara tradisional dan hasilnya kadang gosong kadang mentah. Contohnya, proses backup data yang dilakukan secara manual tanpa jadwal yang jelas dan seringkali lupa dilakukan.
• Level 2: Managed (Dikelola)
  • Proses dikelola dengan baik, direncanakan, dipantau, dan disesuaikan. Udah mulai pakai resep yang jelas dan alat-alat masak yang memadai. Contohnya, proses manajemen perubahan yang sudah memiliki prosedur terdokumentasi, disetujui oleh pihak terkait, dan dipantau pelaksanaannya.
• Level 3: Established (Mapan)
  • Proses distandarisasi dan terintegrasi dengan baik dalam organisasi. Udah kayak koki profesional yang punya SOP lengkap dan terbiasa menghasilkan masakan berkualitas tinggi. Contohnya, proses manajemen risiko yang terintegrasi dengan strategi bisnis, memiliki pengukuran risiko yang jelas, dan secara berkala dievaluasi efektivitasnya.
• Level 4: Predictable (Terprediksi)
  • Proses berjalan secara konsisten dan dapat diprediksi hasilnya. Udah bisa memprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memasak dan bagaimana rasanya. Contohnya, proses pengembangan aplikasi yang menggunakan metodologi yang terukur, memiliki estimasi waktu dan biaya yang akurat, dan menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
• Level 5: Optimizing (Optimal)
  • Proses terus ditingkatkan dan dioptimalkan untuk mencapai kinerja terbaik. Udah kayak chef bintang lima yang terus berinovasi menciptakan hidangan baru yang menggugah selera. Contohnya, proses manajemen inovasi yang secara aktif mencari peluang baru, melakukan eksperimen, dan mengimplementasikan solusi yang meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.

Kenapa Capability Level Penting Banget?

Capability level ini penting banget karena beberapa alasan:

1. Mengukur Kinerja: Dengan capability level, organisasi bisa mengukur seberapa baik kinerja proses tata kelola TI mereka. Jadi, bukan cuma sekadar jalanin proses, tapi juga tahu seberapa efektif proses itu dalam mencapai tujuan.
2. Mengidentifikasi Area yang Perlu Ditingkatkan: Capability level membantu organisasi mengidentifikasi area mana yang masih lemah dan perlu ditingkatkan. Misalnya, kalau capability level proses manajemen risiko masih rendah, berarti organisasi perlu fokus untuk memperkuat proses tersebut.
3. Membandingkan dengan Best Practices: Capability level memungkinkan organisasi untuk membandingkan kinerja mereka dengan best practices di industri. Jadi, bisa belajar dari organisasi lain yang lebih sukses dan mengadopsi praktik-praktik terbaik mereka.
4. Merencanakan Peningkatan: Capability level membantu organisasi merencanakan langkah-langkah peningkatan yang terukur dan realistis. Misalnya, kalau targetnya adalah mencapai capability level 3 dalam satu tahun, organisasi bisa menyusun rencana aksi yang jelas dan terukur.
5. Meningkatkan Kepercayaan Stakeholder: Dengan menunjukkan capability level yang tinggi, organisasi bisa meningkatkan kepercayaan stakeholder, seperti investor, pelanggan, dan regulator. Mereka jadi lebih yakin bahwa organisasi dikelola dengan baik dan memiliki tata kelola TI yang efektif.

Cara Menentukan Capability Level

Menentukan capability level itu nggak bisa asal tebak. Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan:

1. Identifikasi Proses: Pertama, identifikasi proses-proses tata kelola TI yang ingin diukur capability level-nya. Misalnya, manajemen risiko, manajemen perubahan, manajemen insiden, dan sebagainya.
2. Kumpulkan Bukti: Kumpulkan bukti-bukti yang menunjukkan bagaimana proses tersebut dijalankan. Bukti ini bisa berupa dokumentasi, catatan, laporan, wawancara dengan staf, dan sebagainya.
3. Evaluasi Bukti: Evaluasi bukti-bukti yang terkumpul berdasarkan deskripsi capability level di COBIT 2019. Bandingkan bukti-bukti tersebut dengan karakteristik setiap level dan tentukan level mana yang paling sesuai.
4. Dokumentasikan Hasil: Dokumentasikan hasil evaluasi dan alasan mengapa capability level tertentu dipilih. Dokumentasi ini penting untuk keperluan audit dan pelaporan.
5. Validasi Hasil: Validasi hasil evaluasi dengan pihak-pihak terkait, seperti manajemen, auditor, dan ahli tata kelola TI. Pastikan bahwa semua pihak setuju dengan capability level yang ditetapkan.

Tips Meningkatkan Capability Level

Nah, sekarang kita bahas gimana caranya meningkatkan capability level. Ini dia beberapa tips yang bisa kalian coba:

1. Pahami COBIT 2019: Pastikan kalian memahami betul framework COBIT 2019, termasuk prinsip-prinsip, komponen, dan model referensi prosesnya. Ini penting banget sebagai dasar untuk meningkatkan capability level.
2. Fokus pada Prioritas: Jangan coba meningkatkan semua proses sekaligus. Fokus pada proses-proses yang paling penting dan berdampak besar bagi organisasi. Misalnya, proses yang terkait dengan risiko, keamanan, atau kepatuhan.
3. Libatkan Stakeholder: Libatkan stakeholder kunci dalam proses peningkatan capability level. Dapatkan dukungan dan masukan dari mereka, karena mereka adalah pihak yang paling tahu kebutuhan dan tantangan organisasi.
4. Buat Rencana Aksi yang Jelas: Buat rencana aksi yang jelas dan terukur untuk setiap proses yang ingin ditingkatkan. Rencana aksi ini harus mencakup tujuan, langkah-langkah, sumber daya, dan jadwal yang realistis.
5. Implementasikan Perubahan Secara Bertahap: Jangan lakukan perubahan secara drastis dan sekaligus. Implementasikan perubahan secara bertahap dan pantau hasilnya. Jika ada masalah, segera lakukan penyesuaian.
6. Lakukan Pelatihan dan Edukasi: Berikan pelatihan dan edukasi kepada staf tentang COBIT 2019 dan praktik-praktik terbaik tata kelola TI. Ini penting untuk meningkatkan kesadaran dan kemampuan mereka dalam menjalankan proses.
7. Gunakan Alat Bantu: Manfaatkan alat bantu (tools) dan teknologi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses. Misalnya, software manajemen risiko, software manajemen perubahan, dan sebagainya.
8. Lakukan Audit Secara Berkala: Lakukan audit secara berkala untuk memantau kemajuan dan mengidentifikasi area yang masih perlu ditingkatkan. Audit ini bisa dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal.
9. Rayakan Keberhasilan: Jangan lupa rayakan keberhasilan yang telah dicapai dalam meningkatkan capability level. Ini penting untuk memotivasi staf dan menjaga momentum positif.

Contoh Penerapan Capability Level

Biar lebih jelas, mari kita lihat contoh penerapan capability level dalam sebuah organisasi:

Organisasi: Perusahaan e-commerce

Proses: Manajemen Insiden

Kondisi Awal: Proses manajemen insiden masih bersifat ad hoc. Ketika terjadi masalah, tim IT seringkali panik dan kesulitan menemukan solusi yang tepat. Dampaknya, situs web seringkali down dan pelanggan komplain.

Capability Level Awal: Level 1 (Performed)

Target: Meningkatkan capability level menjadi Level 3 (Established) dalam satu tahun.

Rencana Aksi:

• Membuat prosedur manajemen insiden yang terdokumentasi dengan jelas.
• Membentuk tim manajemen insiden yang terlatih.
• Mengimplementasikan sistem ticketing untuk mencatat dan melacak insiden.
• Melakukan analisis akar masalah (root cause analysis) untuk setiap insiden.
• Melakukan pelatihan kepada staf tentang prosedur manajemen insiden.

Hasil Setelah Satu Tahun:

• Prosedur manajemen insiden sudah terdokumentasi dan dipahami oleh semua staf.
• Tim manajemen insiden sudah terbentuk dan bekerja secara efektif.
• Sistem ticketing sudah diimplementasikan dan digunakan secara teratur.
• Analisis akar masalah dilakukan untuk setiap insiden, sehingga masalah serupa tidak terulang kembali.
• Situs web menjadi lebih stabil dan jarang down.
• Kepuasan pelanggan meningkat.

Capability Level Akhir: Level 3 (Established)

Dari contoh di atas, kita bisa lihat bagaimana capability level membantu organisasi untuk mengidentifikasi masalah, merencanakan solusi, dan mengukur keberhasilan. Dengan meningkatkan capability level, organisasi bisa meningkatkan kinerja tata kelola TI mereka dan mencapai tujuan bisnis yang lebih baik.

Kesimpulan

Capability level dalam COBIT 2019 adalah alat yang ampuh untuk mengukur, mengelola, dan meningkatkan kinerja tata kelola TI. Dengan memahami dan menerapkan capability level dengan benar, organisasi dapat mencapai tingkat kematangan yang lebih tinggi dan memberikan nilai tambah yang signifikan bagi bisnis. Jadi, jangan ragu untuk mulai mengimplementasikan COBIT 2019 dan meningkatkan capability level organisasi kalian! Semoga artikel ini bermanfaat ya, guys! Sampai jumpa di artikel berikutnya!